Электронные технологии в ведении документации

Электронные технологии в ведении документации

Электронные технологии в ведении документации

Электронные технологии в ведении документации

Для удобства хранения и ведения информации были разработаны специальные системы электронного документооборота. К наиболее известным относятся Microsoft Exchange и Lotus Notes. Эти системы разработаны для решения тех же задач, которые возникают в процессе работы с бумажной документацией, но делают это гораздо эффективнее и с большей степенью автоматизации. Работая с электронными документами, важно осознавать, что главная суть документа это подтверждение того факта, что определенные этапы бизнес-процесса выполнены.

Читайте  Этапы привлечения инвестиций

Электронные документы можно использовать не только для отчетности, но как нормативную базу для новых бизнес-процессов. Внедренная электронная система документации чрезвычайно удобна и выгодна. Первое ее достоинство вся документация становится прозрачной, имеется возможность контролировать течение бизнес-процесса и выявлять проблемные точки.

Электронная документация быстро доводится до сведения всех заинтересованных сотрудников; исчезает необходимость копирования или размножения бумажных документов. Благодаря электронным документам облегчается возможность совместной работы над документами. Кроме этого, система дает возможность быстрого поиска, классификации и публикации необходимых документов. Заинтересованные сотрудники оповещаются о появлении нового документа, или его новой версии. Одним из несомненных достоинств хранения документов в электронном виде это удобный и компактный архив, не требующий ни большого количества папок, ни шкафов.

Похожее ...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *